Hòa chung với cuộc cách mạng công nghệ 4.0 và chiến lược chuyển đổi số của BIDV, chị Nguyễn Thu Thảo – Đoàn viên Công đoàn cơ sở Trung tâm Dịch vụ khách hàng (TTDVKH), trực thuộc Công đoàn Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) đã có sáng kiến Tự động hóa quy trình cung cấp thông tin cho cơ quan chức năng giúp BIDV tăng năng suất lao động, hỗ trợ các cơ quan chức năng kịp thời xử lý các vấn đề liên quan đến nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước của các tổ chức và cá nhân, tiết giảm được gần 1,2 tỷ đồng/năm cho hệ thống. Đây cũng là một trong hai sáng kiến xuất sắc của Công đoàn TTDVKH được tôn vinh và trao tặng Bằng lao động sáng tạo trong Chương trình “75 nghìn sáng kiến vượt khó, phát triển” do Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam phát động.
Chị Nguyễn Thu Thảo – Đoàn viên CĐCS Trung tâm Dịch vụ khách hàng, Công đoàn BIDV
Nhận thấy nghiệp vụ cung cấp thông tin, cưỡng chế, phong tỏa tài khoản đang phải thao tác thủ công quá nhiều (có những ngày khối lượng cung cấp lên tới vài nghìn khách hàng), chưa có công cụ hỗ trợ cho cán bộ, Chị Thảo đã trao đổi với các cán bộ, đơn vị liên quan để tìm ra phương án cải tiến, tăng xử lý tự động các bước trong quy trình, giảm thiểu các thao tác thủ công. Sau 11 tháng nghiên cứu, xây dựng, cùng với sự ủng hộ của Ban Lãnh đạo TTDVKH, sự hỗ trợ nhiệt tình của các đồng nghiệp, tháng 02/2021, sáng kiến Tự động hóa quy trình cung cấp thông tin cho cơ quan chức năng đã hoàn thành và chính thức đưa vào triển khai tại BIDV.
Trước đây, để xử lý một giao dịch cung cấp thông tin, cán bộ BIDV phải thực hiện trên 05 chương trình, ứng dụng khác nhau và thực hiện hàng loạt các thao tác thủ công gồm: vấn tin thông tin số ID (Số Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu, Mã số thuế,…)/số tài khoản khách hàng; phong tỏa tài khoản khách hàng; chuyển trạng thái tài khoản; tạo thông điệp trên tài khoản khách hàng; tạo file sao kê tài khoản; điện thông báo gửi Chi nhánh quản lý tài khoản khách hàng; soạn thảo văn bản phúc đáp cho các cơ quan chức năng,văn bản thông báo gửi khách hàng. Chưa kể sau khi cán bộ thực hiện các thao tác trên, Kiểm soát viên/Lãnh đạo Trung tâm phải kiểm tra lại một lượt và ký duyệt văn bản gửi đi. Thời gian tổng cộng để hoàn thành một giao dịch cung cấp thông tin là 10 phút.
Việc thực hiện theo quy trình trên tồn tại nhiều khó khăn do phải thao tác thủ công toàn bộ các bước trong quy trình, mất nhiều thời gian, nhân lực; không có công cụ theo dõi báo cáo, thống kê số lượng giao dịch, khó tra soát khi có đề nghị từ cơ quan chức năng. Ngoài ra, việc thao tác thủ công còn tiềm ẩn rủi ro phát sinh khi tất cả đều kiểm soát bằng mắt thường của cán bộ.
Nhờ đã có kinh nghiệm cùng các đồng nghiệp tham gia nghiên cứu xây dựng một số Đề tài khoa học ứng dụng trong công tác tác nghiệp, Chị Thảo đã phân tích từng bước của quy trình, nghiên cứu tìm giải pháp để khắc phục các hạn chế của quy trình hiện tại, tìm mọi biện pháp để có thể ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ rút ngắn thời gian xử lý giao dịch. Chương trình mới tích hợp với các service SOA, chương trình IQS, kết nối tới hệ thống Email/SMS, tái sử dụng cấu phần Sao kê tài khoản khách hàng hiện có; xây dựng hệ thống API sinh văn bản phúc đáp, sao kê tài khoản để xuất file dữ liệu PDF, Excel với số lượng lớn; xây dựng hệ thống job Java theo Frame Work của BIDV để tự động hóa các bước trong quy trình. Sáng kiến ra đời đã giúp cho cán bộ chỉ cần đăng nhập vào một Chương trình duy nhất thay vì phải vào 05 chương trình như trước đây, nhập các thông tin đầu vào, sau đó Chương trình sẽ tự động xử lý hoàn toàn các bước còn lại của quy trình.
Các giao dịch cung cấp thông tin được hoàn thành chỉ với một nửa thời gian trước đây (05 phút), đảm bảo tính chính xác, kiểm soát rủi ro. Không chỉ vậy, Chương trình còn cho phép xử lý nhiều giao dịch cùng lúc (xử lý dữ liệu nhiều khách hàng 1 lượt, tối đa 1000 bản ghi/lượt) bằng cách import dữ liệu theo lô, càng tiết giảm thời gian xử lý giao dịch cho cán bộ, giúp BIDV tiết kiệm được gần 1,2 tỷ đồng/năm. Có Chương trình hỗ trợ, thời gian tác nghiệp giảm bớt đi, cán bộ có thêm thời gian giới thiệu sản phẩm, tư vấn khách hàng, bán chéo sản phẩm, giúp gia tăng quy mô và số lượng khách hàng, tăng thu nhập từ dịch vụ cho ngân hàng.
Là một đoàn viên trẻ của Trung tâm DVKH BIDV, đơn vị đầu mối hỗ trợ hoạt động tác nghiệp giao dịch khách hàng toàn hệ thống, Chị Thảo luôn tích cực học hỏi, nghiên cứu áp dụng công nghệ thông tin trong quy trình nghiệp vụ hàng ngày nhằm giảm thiểu các thao tác thủ công cho cán bộ, hỗ trợ tăng năng suất lao động, giảm thiểu rủi ro tác nghiệp. Chị chia sẻ: “Em rất may mắn khi được làm việc tại TTDVKH, nơi có các Anh Chị luôn giàu lòng nhiệt huyết, đam mê, chủ động, sáng tạo trong công việc. Một nơi mà phong trào nghiên cứu khoa học rất mạnh, đã có nhiều sáng kiến được ứng dụng trong thực tiễn và đoạt giải cao trong các cuộc thi như sáng kiến Hỗ trợ lập chứng từ giao dịch trên BDS – giải Nhì tập thể Chung kết Ngày hội sáng tạo BIDV, sáng kiến Tập trung hóa xử lý giao dịch phái sinh tài chính và luân chuyển hồ sơ phái sinh tài chính – giải Nhất Sáng kiến cải tiến quản trị chi phí hiệu quả của BIDV,...
Ở đây, mỗi khi tiếp cận với một vấn đề, chúng em được hướng dẫn hãy đặt câu hỏi cần làm gì để cải tiến quy trình? Cần làm gì để tăng tính tự động trong quy trình? Cần làm gì để hỗ trợ tác nghiệp cho Chi nhánh? Cần làm gì để hỗ trợ tối đa khách hàng? Chính vì thế, mà trong quá trình xây dựng, triển khai sáng kiến, em nhận được rất nhiều sự giúp đỡ, động viên của các Anh Chị, các bạn đồng nghiệp, giúp em có thể hoàn thành được mục tiêu đã đặt ra. Trong thời gian tới, em mong mình sẽ có thêm nhiều sáng kiến hữu ích hơn nữa, đóng góp một phần nhỏ bé vào công cuộc số hóa của Trung tâm DVKH nói riêng và của BIDV nói chung”.
Đây là một trong số rất nhiều sáng kiến của Trung tâm Dịch vụ khách hàng BIDV, hỗ trợ tích cực cho hoạt động tác nghiệp trong toàn hệ thống. Trong hoạt động Công đoàn, Chị Thảo luôn hăng hái tham gia các hoạt động, các cuộc thi do Công đoàn Ngân hàng Việt Nam, Công đoàn BIDV tổ chức. Với những cố gắng trong công việc và trong hoạt động công đoàn, Chị luôn đạt được danh hiệu Hoàn thành tốt, Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ các năm 2018 – 2020. Năm 2020, Chị vinh dự được nhận Bằng khen Tổng Giám đốc BIDV trao tặng.
Sáng kiến hiện đang được áp dụng tại Trụ sở chính BIDV. Trong thời gian này, Chị Thảo cùng các đồng nghiệp đang tiếp tục nghiên cứu, phát triển sáng kiến, xây dựng thêm chức năng truyền nhận dữ liệu tài khoản thanh toán của người nộp thuế tại ngân hàng thương mại đáp ứng yêu cầu Nghị định 126/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính Phủ, góp phần hỗ trợ Tổng cục Thuế tăng cường quản lý, giám sát công tác thu ngân sách nhà nước, đồng thời bảo đảm bảo mật thông tin khách hàng. Hi vọng thời gian tới, Chị Nguyễn Thu Thảo và các đồng nghiệp tại TTDVKH BIDV sẽ tiếp tục có những sáng kiến hay và ý nghĩa đóng góp cho sự phát triển của BIDV và cho toàn ngành ngân hàng Việt Nam.
Phước An
Phát biểu của lãnh đạo
Video
USD
EUR
